Handelingen automatiseren met Acrobat X Pro

Adobe Acrobat Logo

Adobe Acrobat X Pro bevat een handige functie om taken te automatiseren zonder dat je een letter hoeft te programmeren.

INHOUDSOPGAVE

    Stel dat je 2000 PDF-documenten hebt met daarin gescande pagina’s die nog niet zijn omgezet naar doorzoekbare tekst. Je kunt dan ieder bestand apart openen, OCR activeren en opnieuw opslaan. Je zou ook een JavaScript kunnen schrijven, maar dan moet je wel eerst leren hoe Javascript voor Acrobat werkt. Via het Acrobat-gedeelte van Adobe Developer ConnectionAdobe Developer Connection kan het 220 pagina tellende boekwerk Developing Acrobat Applications Using JavaScript worden gedownload.

    Maar met de functie Handelingen kun je dagen werk besparen zonder dat je weet hoe JavaScript werkt.

    Dit artikel is geschreven voor Adobe Acrobat X Pro en werkt (waarschijnlijk) ook voor Acrobat Pro versie 9. Voor Acrobat Pro versie 8 en eerder is een soortgelijk artikel beschikbaar: Acrobat automatiseren zonder programmeren.

    Handeling vastleggen

    • Open Adobe Acrobat Pro
      nieuwehandeling
    • Selecteer Gereedschappen > Wizard Handelingen > Nieuwe handeling maken.
      nieuwehandelingmaken-2
    • Geef achter Beginnen met: aan waarvoor de handeling bedoeld is: Vragen wanneer handeling wordt gestart
      nieuwehandelingmaken-3
    • Klik op de knop Instructiestap toevoegen.
      nieuwehandelingmaken-4

    Net als de andere stappen wordt ook deze stap voor ieder document opnieuw uitgevoerd. Bij het aanpassen van een map met 100 bestanden krijgt je dus 100 keer dezelfde instructie. Gebruik daarom geen instructiestappen als je snel veel bestanden wilt aanpassen.

    • Voer bovenstaande tekst in en klik op Opslaan.
      De tekst zal bij de start van de handeling worden getoond. Op dezelfde manier kunnen ook tussen de verschillende stappen van een handeling instructiestappen worden ingevoegd. Je vertelt de gebruiker hiermee wat er staat te gebeuren.
    • Klik links in het venster op Tekst herkennen.
      nieuwehandelingmaken-5
    • Klik op Tekst herkennen (met OCR)
      Er is nu een tweede stap aan de handeling toegevoegd.
      nieuwehandelingmaken-6

    De configureerbare opties voor de stap Tekst herkennen (met OCR)

    De configureerbare opties voor de stap Tekst herkennen (met OCR)

    VolgordeDe volgorde van de stappen kun je wijzigen door een stap met de muis naar een nieuwe positie te slepen. Achter de naam van de stap staan een knopje en een aankruisvak. Met het knopje kun je de Optiesopties van een stap instellen. In dit geval wijzigen we de standaardinstellingen niet. Door het aankruisvak aan te vinken, kun je de gebruiker laten beslissen of de stap werkelijk uitgevoerd moet worden. Als de muiscursor op een stap staat, wordt een rondje met een kruis zichtbaar – door hierop te klikken wordt de stap uit de handeling verwijderd.

    • Voeg zo nog een stap toe, bijvoorbeeld Documentverwering > Bestandsgrootte verkleinen.
    • Selecteer achter Opslaan naar: de optie Dezelfde map geselecteerd bij starten.

    Bij het dialoogvenster Uitvoeropties kun je ook aangeven dat de bestanden moeten worden opgeslagen in een andere bestandsindeling. Op deze manier is het kinderlijk eenvoudig om grote hoeveelheden PDF-bestanden automatisch naar bijvoorbeeld JPEG- of PNG-afbeeldingen te converteren.

    • Klik op de kleine knop achter Opslaan naar:
      nieuwehandelingmaken-8
    • Om te voorkomen dat de oorspronkelijke bestanden worden overschreven, geef je bij Toevoegen aan oorspronkelijke bestandsnamen aan dat _OCR aan het einde van de bestandsnaam moet worden toegevoegd.  Klik daarna op OK.
    • Verwijder, voor de zekerheid, het vinkje voor Bestaande bestanden overschrijven.
    • Klik op Opslaan.
      Het dialoogvenster Handeling opslaan verschijnt op het scherm.
      nieuwehandelingmaken-9
    • Geef de handeling een naam en een beschrijving die je ook over een jaar nog kunt begrijpen en klik op Opslaan.
      De nieuwe handeling staat nu tussen de andere handelingen.
      nieuwehandelingmaken-10

    Handeling uitvoeren

    Hiermee is aan de standaard handelingen een nieuwe instelling toegevoegd die voortaan direct gebruikt kan worden door op de naam te klikken. Voordat de handeling werkelijk start, wordt eerst getoond wat er gaat gebeuren. Door de optie Niet opnieuw tonen voor deze handeling aan te vinken, blijft dit tot deze ene keer beperkt.

    nieuwehandelingmaken-11

    In de beschrijving van de handeling hebben we geschreven dat een hele map geconverteerd wordt, maar we hebben bij Beginnen met: ook aangegeven dat bij het starten van de handeling gevraagd moet worden op welke bestanden de handeling betrekking zal hebben:

    Als je Mappen toevoegen kiest zal Acrobat Pro alle bruikbare bestanden in de geselecteerde map én de onderliggende mappen proberen te openen. Dat betekent dat naast PDF-bestanden ook allerlei andere bestanden worden geopend en naar PDF worden geconverteerd.

    nieuwehandelingmaken-12

    Als alle gewenste bestanden geselecteerd zijn, kun je de handeling verder uitvoeren door op Volgende te klikken. De eerste stap van de zojuist gedefinieerde handeling, is een informatiestap:

    nieuwehandelingmaken-13

    Er gebeurt dus niets voordat je op Ga na voltooiing verder met de volgend stap hebt geklikt. Als in het gele venster op het sluitvakje wordt geklikt, worden de handelingen voor alle andere bestanden ook afgebroken.

    Handeling bewerken

    Met Gereedschappen > Wizard handelingen > Handelingen bewerken kun je eerder gedefinieerde handelingen verwijderen, bewerken en exporteren.

    nieuwehandelingmaken-14

    Exporteren en ImporterenVooral de opties Exporteren en Importeren zijn handig, omdat je daarmee handelingen kunt uitwisselen met andere gebruikers van Adobe Acrobat Pro.

    Verberg commentaar'Toon commentaar

    Reageer...

    You must be logged in to post a comment.

    Voorjaarsaanbieding!

    Bij de cursus Adobe InDesign Druk & Print, Adobe InDesign Digitaal Publiceren, Adobe Illustrator of CorelDraw, Adobe Photoshop Prepress of Adobe Photoshop Web in maart geldt een voorjaarskorting van 100 euro excl. btw! Of ontvang een prachtig tekentablet cadeau: een Wacom Intuos Pro Pen & Touch Tablet S (onder voorbehoud beschikbaarheid apparatuur, aanbiedingen worden niet gecombineerd).